Der Posteingang quillt über, das Handy klingelt ununterbrochen und gerade wurde auch noch eine Deadline vorgezogen. Obwohl du als Letzte:r Feierabend machst, gehst du mit dem schalen Gefühl nach Hause, nicht wirklich viel geschafft zu haben. 

Kommt dir das bekannt vor? 

Falls ja – kann es sein, dass du an solchen Tagen in die Dringlichkeitsfalle tappst?

Gerade in „heißen“ Phasen wie kurz vor Weihnachten oder nach der Rückkehr aus dem Urlaub kann der Büroalltag leicht mal (über-)fordernd wirken, da gefühlte 100 wichtige Dinge gleichzeitig erledigt werden wollen.

Beim Schreiben der To-do-Liste reihen wir unsere Tasks dann oft ganz automatisch nach Dringlichkeit – macht schließlich Sinn, oder?

Theoretisch ja. In der Realität sind wir jedoch täglich mit Aufgaben konfrontiert, die – obwohl sie als solche an uns herangetragen werden – weder super wichtig, noch extrem dringend sind.

Herold HR erklärt, wie du deine Aufgaben priorisierst, um zukünftig Dringendes von Wichtigem zu unterscheiden.

Eisenhower-Prinzip: Aufgaben priorisieren und effizienter arbeiten

Das Eisenhower-Prinzip – benannt nach dem früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower – ist ein Klassiker des Selbstmanagementes. Es hilft uns, jeder Aufgabe die richtige Priorität zuzuordnen, indem wir sie nach zwei Kriterien beurteilen: Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Nach dieser Matrix ergeben sich 4 Kategorien von Aufgaben: 

• wichtig und dringend (A-Aufgaben)
• wichtig, aber nicht dringend (B-Aufgaben)
• nicht wichtig, aber dringend (C-Aufgaben)
• weder wichtig noch dringend (D-Aufgaben)

In der Praxis sieht das dann so aus:

A-Aufgaben: Gleich erledigen!
Wenn es nach den Auftrageber:innen ginge, wäre natürlich jede Anfrage eine A-Aufgabe, sprich: Extrem wichtig und am besten schon vorgestern erledigt.

Um herauszufinden, ob dem wirklich so ist, stell dir am besten folgende zwei Fragen:

1. Was passiert, wenn ich die Aufgabe nicht sofort erledige?
2. Kann die Aufgabe auch ein:e Kolleg:in übernehmen?

Beispiel:
Du bist Webdesigner:in und arbeitest an der finalen Version einer Kundenwebsite, deren Launch in wenigen Tagen vorgesehen ist. Der bzw. die Kund:in übermittelt dir noch zusätzliches Bildmaterial, das bearbeitet und eingebunden werden muss.

Parallel dazu meldet sich ein:e langjährige:r Kund:in, der „so schnell wie möglich“ eine „modernere Variante“ seiner Visitenkarten benötigt.

Nun zur Preisfrage: Welches Projekt ist wichtiger? Und welches dringender?

Ganz objektiv betrachtet: Beide.

Aber: Welches Projekt kannst du delegieren? Und plötzlich tut sich eine klare Antwort auf: Da das Bearbeiten und Hochladen der Bilder kein kreatives Know-how benötigt, kann sich auch dein:e Assistent:in darum kümmern. Das Design deines/deiner langjährigen Kund:in ist jedoch eine anspruchsvolle Aufgabe, die nur von dir selbst erledigt werden kann.

Tipp: Laut Zeitmanangement-Expert:innen sollten A-Aufgaben immer gleich zu Beginn deines Arbeitstages erledigt werden. Morgens arbeiten wir um ein Vielfaches konzentrierter als nachmittags, wenn die Konzentrationskurve ihren Tiefpunkt erreicht.

B-Aufgaben: Wichtig, aber nicht dringend
Erzähl mir von deinem letzten Zahnarztbesuch und ich sage dir, wie gut du mit B-Aufgaben umgehst.

Was in aller Welt deine Zähne mit deiner To-do-Liste zu tun haben? Eine ganze Menge! Der Zahnarztbesuch ist das ideale Beispiel für B-Aufgaben, denn er ist wichtig, aber nicht dringend.

Ausnahme: Du hast Schmerzen – dann wird er plötzlich zur A-Aufgabe.

Denn das Tückische an B-Aufgaben ist: Wir wissen zwar um ihre Wichtigkeit und haben sie auch im Hinterkopf, aber „irgendwie“ fehlt im Alltag immer die Zeit dafür.

Deswegen schieben wir sie so lange vor uns her, bis sie tatsächlich dringend werden.

Der pochende Zahn wäre somit nicht nur ein Zeichen, dass deine B-Aufgabe zu einer A-Aufgabe geworden ist, sondern auch, dass du zu lange gewartet hast.

Im Berufsalltag sind B-Aufgaben oft mit deiner persönlichen Karriereplanung und Weiterbildung verbunden.

Im Moment mag es vielleicht egal erscheinen, ob du den Kurs für Business-Englisch jetzt besuchst oder erst im nächsten Jahr.

Nehmen wir jedoch an, dein:e Chef:in möchte, dass du ab sofort alle Projekte mit der amerikanischen Tochterfirma koordinierst. Im Gespräch stellt sich jedoch heraus, dass dein:e Kolleg:in den Kurs bereits erfolgreich absolviert hat und deswegen sie die Projektleitung übernehmen wird.

Tipp: Ordne deinen B-Aufgaben eine klare Deadline zu – und halte dich daran!

C-Aufgaben: Delegieren (und in Zukunft reduzieren)!
Ein:e Kolleg:in bittet dich, das Proofreading für die Texte ihrer Präsentation zu übernehmen – wenn möglich noch heute.
Eine klassische C-Aufgabe: Super dringend, aber (sorry liebe:r Kolleg:in) nicht wichtig.
Wenn du gerade etwas Luft hast, ist das auch völlig okay. Wenn deine To-do-Liste jedoch ohnehin schon 10 A-Aufgaben beinhaltet, wird dein:e Kolleg:in das bestimmt verstehen und sich mit ihrer Bitte an jemand anderen wenden.
In die Kategorie C fallen auch Tasks wie Recherche und Organisatorisches. Wenn deine To-do-Liste generell viele C-Aufgaben beinhaltet, solltest du dich nach Unterstützung umsehen:
Eventuell kann der/die Praktikant:in dir gewisse Dinge abnehmen oder du bittest eine:n Kolleg:in, diese Dinge besser unter euch aufzuteilen.

Produktivitäts-Tipp: Arbeite deine C-Aufgaben immer gesammelt in Blöcken ab – das kann ruhig nachmittags sein, da diese Aufgaben meist kein Leistungshoch erfordern.

D-Aufgaben: Danke – aber nein danke.
Die Stunde der Wahrheit hat geschlagen: Wie viel Zeit verbringst du tagtäglich mit Dingen, die weder wichtig, noch dringend sind?
Sei ehrlich zu dir und filtere alle Aufgaben, die keinen konkreten Nutzen für deine Arbeit haben (und daher nicht dringend sind).
Etwas Inspiration gefällig? Folgende Aufgaben halten uns besonders gerne von der Arbeit ab:

• Höfliche Antworten auf unnötige E-Mails formulieren (unseriöse Angebote, E-Mails mit mehr als 10 Empfänger:innen etc.)
• Einladungen zu Meetings oder Veranstaltungen, die eigentlich uninteressant für dich sind
• Regelmäßiges „Checken“ von Facebook und Co.

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Mag. Karin Spiegl ist freie Texterin und Bloggerin in Wien. Als Expertin für Content Marketing liebt sie Texte, die Mensch und Suchmaschine gleichermaßen glücklich machen.